小外貿公司管理制度之業務人員業務流程

轉載 網絡  2019-12-13 22:15:43  閱讀 299 次 評論 0 條

各位大神好,本人至今從事外貿7個月整,之前一直是做金融和投資業務的。之前做投資,由于自身和經濟大環境的影響,導致公司出現了較大的虧損,身心俱疲,所以一邊處理善后事宜,一邊選擇了自己一直比較感興趣的行業-外貿??赡苁悄挲g比較大,見得多一點,加上之前有一定的管理經驗,公司老板讓我建立健全管理制度、業務流程等一系列的東西。在這半年中,我完成了兩單業務,積累了一點經驗,再加上有時間就在福布上向各位學習,所以今天下午斗膽寫了個簡單的業務流程。我知道還有很多地方需要改進,現在發上來請大家看一看,希望不吝賜教。我也好結合大家的建議和意見,進一步完善。謝謝大家!

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業務流程

1 接單
1.1 通過一次或幾次往來郵件,初步判斷客戶類型是屬于詐騙、同行詢價、群發比價、通過GOOGLE搜索單獨詢價和其他渠道。
1.1.1 騙子的基本特點是號稱數量大,直接問價格,比較急迫,要求貨到付款。公司信息如名稱、地址、網址、聯系方式等不愿意透露或表達含混不清,對項目具體情況或產品規格表述不清或不愿意說;有的急迫的要求寄樣品,不同意承擔任何費用;
1.1.2 同行詢價一般問的比較細致,因為是同行,大家都對產品比較熟。所以會直接問最低價、最低采購量、含稅不含稅、材質規格等較細致的問題,對于其公司信息不愿意透露或表述不清,一般不要求寄樣品;
1.1.3 群發比價一般會把需求表達的比較清楚,比如產品規格、數量、報價形式、付款條款、海運費等,可以說明公司的基本信息,需求比較急迫,一般不會要求寄樣品;
1.1.4 單獨詢盤可能是通過搜索引擎或其他渠道來的,一般是瀏覽過公司網站的,是比較有價值的詢盤。這類業務的客戶會想通過郵件內容、各種資料、寄樣品等方式,更多的了解公司,作為他的供應商備選。除非是工程類的,有招標或完工期限,否則這類客戶不會很急迫。
1.1.5 自己主動開發的客戶,與上面單獨詢盤的客戶類似,溝通良好的話一般也只能是作為備選,在客戶增加供應商或更換供應商時才有機會成單。

1.2 通過上述方法及自身的判斷能區分報價類型最好,不能的話要把握的原則是:
1.2.1 不能接到第一封郵件就馬上報價,要在簡單介紹公司產品、優勢,初步了解對方背景、意圖的情況下,在第二封或第三封郵件再報價;
1.2.2 不能馬上給對方出授權書之類的需要簽章的文件,簽章的文件是有法律效力的,盡管有時候在國際范圍內,一些小糾紛肯定是以協商為主,不值得起訴或采用其他手段,但可能會對公司名譽造成損失;

1.3 初步判斷是有價值的詢盤,在前期簡單溝通后,判斷客戶實力,對價格、質量的敏感程度,然后據此盡量用一封郵件與客戶確定好材質、規格、數量、價格、付款方式、交期、運費、圖紙等內容。
1.3.1

2 材料報價
2.1 與采購人員溝通材料報價時,要以文字形式發送。要求一次性寫明具體要求,如厚度、長度、誤差范圍等要求,避免就同一單業務反復發送材料報價;
2.2 如因數量、價格等原因,材料不能完全符合客戶要求時,要及時與客戶溝通,得到客戶郵件確認后,再以確認后的材料報價;

3 確認訂單
3.1 根據付款條件,收取訂金,確認訂單。
3.1.1 付款條件在報價單上會寫明,公司能接受的付款條件是30%/70%的TT和即期信用證,其中TT條款要求最低預付30%,尾款發貨前支付;信用證條款要在調查認可開證行資質的基礎上才能采用。
3.2 與排產人員確認訂單,確定交期。
3.2.1 在與生產人員溝通后,與客戶確認交期。原則是盡量安排余量,可早交不可晚交。

4 排產單
4.1 業務員、排產員、相關負責人共同簽署排產單。
4.2 排產單內容
4.2.1 材料、規格、誤差范圍
4.2.1.1 關于材料,嚴格按照客戶要求、客戶提供的標準或與客戶協商的結論采購和生產;
4.2.1.2 關于規格,嚴格按照報價單采購和生產;
4.2.1.3 關于誤差范圍,嚴格按照客戶提供或協商好的標準執行。
4.2.1.4 如業務人員在前期采購報價時沒有及時與采購人員書面溝通,或在生產之前沒有與排產人員書面溝通,在材料、規格、誤差范圍上出現差錯,則業務人員負責;如果之前書面溝通過,出現上述內容差異或超出范圍的情況,則由采購人員或排產人員負責;
4.2.2交期
寫明生產日期與交貨日期,原則是盡量安排余量,可早交不可晚交。
4.2.3 安排余量
生產數量要適當安排余量,尤其是易壞易損件和數量多、價值低的配件;
4.2.4 包裝
4.2.4.1 與排產人員溝通,寫明包裝類型,注意包裝要做到盡量減小產品在打包或運輸過程中可能會產生的磨損;
4.2.4.2 根據之前的裝箱量測算,盡量使用托盤包裝,便于裝卸;
4.2.5 檢測
確認檢測時間表及檢測內容

5 生產
5.1 生產初期要去現場或有檢測人員代為檢查生產質量,出現問題要及時溝通;
5.2 生產周期當中,視數量多寡,要至少一次隨機去現場抽查半成品或成品;
5.3 生產快要完成時,與貨代溝通裝箱時間;
5.4 生產過程中每次去現場要拍照,與客戶溝通生產進度,在快要完成時,提醒客戶準備尾款;
5.5 生產完成,協助檢測人員做好檢測;
5.6 生產完成,拍照給客戶,如有需要,檢測報告發給客戶,要求客戶付款。如不付款,則不發貨;
5.7 生產完成,客戶付尾款,做好監裝,確保不能遺漏任何一件產品或配件;
5.8 生產快要完成時,與相關人員溝通,準備各項報關資料。

6 后續跟蹤
6.1 與貨代確定船期和海上航行時間并與客戶溝通,運輸過程中要多與貨代溝通船的行程有無變化并告知客戶;
6.2 與相關人員溝通,準備客戶清關資料,并在合適的時間用合適的方式郵寄;電放的話,及時發送;
6.3 與客戶溝通提貨、安裝、銷售等情況,合理要求客戶提供照片,尤其是現場安裝和安裝完成后的照片;
6.4 平時與客戶多溝通,注意頻次和技巧,節日發些問候,關注客戶的社交媒體,及時掌握客戶動態。

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